Damit das Wissen den Vorstandswechsel überlebt
In den meisten Vereinen steckt das Wissen in einzelnen Köpfen, privaten Postfächern und einer Excel-Datei, die per Mail kreist. Das geht gut, bis jemand aufhört. Wir bringen die digitale Seite eurer Organisation in eine Form, die einen Wechsel übersteht.
Was wir übernehmen
Rollen und Verantwortung abbilden
Wer darf was sehen, wer darf was ändern, wer vertritt wen. Nicht als Organigramm an der Wand, sondern als Rechte in den Werkzeugen, mit denen ihr täglich arbeitet.
Digitale Ablage, die man wiederfindet
Eine Struktur, in der Protokolle, Verträge und Anträge dort liegen, wo jemand sie sucht, der sie nicht abgelegt hat. Mit klaren Regeln, was wie lange bleibt.
Interne Kommunikation ordnen
Welche Themen laufen über Mail, welche über Chat, und was gehört ins Protokoll. Ohne diese Trennung liegt die eigentliche Entscheidung am Ende in einer Gruppennachricht.
Dokumentation, die gepflegt wird
Ein Ort für Abläufe, Ansprechpartner und wiederkehrende Aufgaben. Klein anfangen und dranbleiben schlägt jedes Handbuch, das einmal geschrieben und nie geöffnet wird.
Übergabepaket für den Vorstandswechsel
Eine Liste aller Zugänge, dazu die Klärung, auf wen Domain, Hosting-Vertrag und Konten laufen. Genau daran scheitert die Übergabe in der Praxis, und das kann keine Organisationsberatung für euch lösen.
Gemeinsame Passwortverwaltung
Zugänge liegen in einem Tresor, auf den mehrere Menschen zugreifen dürfen, ohne sich ein Kennwort zu teilen. Wer ausscheidet, verliert den Zugriff, ohne dass jemand alles ändern muss.
Wie wir vorgehen
Bestandsaufnahme
Wir sammeln, was es gibt: Konten, Postfächer, Ablagen, Verträge, Zuständigkeiten. Meist ist die Liste länger, als der Vorstand erwartet hat.
Aufräumen, wo es weh tut
Verwaiste Konten schließen, doppelte Ablagen zusammenführen, Inhaberschaften auf die Organisation umschreiben statt auf Personen.
Struktur setzen und übergeben
Die neue Ordnung wird eingerichtet, dokumentiert und mit euch durchgegangen. Beratung rechnen wir in halben Tagen ab: vier Stunden für 400 Euro netto, für anerkannt gemeinnützige Organisationen 280 Euro netto.
Kein Ersatz für Organisationsberatung
Diese Leistung greift dort, wo eine gute Beratung endet. Sie klärt, wie ihr arbeiten wollt. Wir sorgen dafür, dass eure Werkzeuge das auch abbilden und dass die Ordnung den nächsten Wechsel übersteht.
Wir beraten nicht zu eurem Zweck
Wofür ihr da seid, wie ihr Mitglieder gewinnt und welche Projekte ihr angeht, entscheidet ihr. Dazu sagen wir nichts.
Wir sorgen dafür, dass es nicht verloren geht
Unsere Hälfte ist die technische: Ablage, Zugänge, Rechte, Dokumentation. Das ist die Hälfte, an der es in Vereinen am häufigsten hängt und für die es am seltensten jemanden gibt.
Häufige Fragen
Ist das nicht Organisationsberatung? Die haben wir schon.
Wir ersetzen sie nicht. Eine Organisationsberatung klärt, wer wofür zuständig sein soll und wie ihr Entscheidungen trefft. Wir kommen danach und sorgen dafür, dass sich diese Ordnung in euren Werkzeugen wiederfindet: in der Ablage, in den Zugriffsrechten, in den Verteilern. Ohne diesen Schritt bleibt das Ergebnis ein Papier im Ordner.
Bei uns wechselt der Vorstand nächstes Jahr. Was sollten wir vorher tun?
Zuerst klären, auf wen Domain, Hosting-Vertrag und die wichtigen Konten laufen. In vielen Vereinen steht dort noch der Name eines Menschen, der vor zwei Wahlperioden ausgeschieden ist. Danach die Zugänge in eine gemeinsame Passwortverwaltung überführen, damit der Wechsel eine Übergabe wird statt einer Suche.
Wir haben alles in einem geteilten Postfach. Reicht das nicht?
Es funktioniert, solange niemand geht. Ein geteiltes Postfach mit einem Kennwort, das alle kennen, lässt sich nicht entziehen: Wer einmal drin war, bleibt drin, und ihr könnt nicht nachvollziehen, wer was gelesen hat. Bei Mitglieder- und Spenderdaten ist das der Punkt, an dem es unangenehm wird.
Wie lange dauert so etwas?
Die Bestandsaufnahme ist meist an einem halben Tag erledigt. Die Umsetzung hängt daran, wie viele Jahre sich angesammelt haben, und wie viele Menschen mitziehen müssen. Wir schneiden das in Schritte, die einzeln fertig werden, damit nicht ein halbes Jahr lang nichts sichtbar ist.
Was daneben passt
Am nächsten liegt das Ehrenamtsmanagement, dahinter die laufenden IT-Dienstleistungen. Alle sieben Leistungen stehen in der Leistungsübersicht.
Ehrenamtsmanagement
Struktur betrifft zuerst die Menschen, die mitarbeiten. Zugänge, Rollen und Einsatzplanung stehen dort im Mittelpunkt.
IT-Dienstleistungen
Wenn die Ordnung steht, muss sie jemand betreiben. Datensicherung, Updates und eine Anlaufstelle bei Störungen gehören dazu.
Frag uns, bevor der Vorstand wechselt
45 Minuten, online, kostenlos. Wir gehen mit dir durch, was bei einem Wechsel verloren gehen würde.