Wer helfen will, soll helfen können
Die meisten Ehrenamtlichen springen nicht ab, weil ihnen die Aufgabe zu viel wird, sondern weil sie nicht wissen, wo sie sich eintragen sollen und wer ihnen den Zugang gibt. Wir richten die Werkzeuge ein, mit denen aus Hilfsbereitschaft ein Einsatzplan wird.
Was wir übernehmen
Gewinnung und Registrierung
Ein Formular auf eurer Seite statt eines Anrufs beim Vorstand. Wer sich meldet, landet in einer Liste mit Kontaktdaten, Interessen und verfügbarer Zeit, nicht in einem Postfach.
Gemeinsam arbeiten
Microsoft Teams oder Google Workspace als gemeinsamer Ort für Chat, Dateien und Videotreffen. Beide Hersteller haben NGO-Programme, wir beantragen die Lizenzen mit euch.
Aufgaben, Rollen und Einsatzplanung
Wer macht was, wer vertritt wen, und wer sieht welche Daten. Wir bilden eure Struktur in den Werkzeugen ab und beraten dort, wo die Struktur selbst noch fehlt.
Tätigkeiten dokumentieren
Geleistete Stunden und Einsätze werden dort erfasst, wo sie anfallen. Für den Jahres- und Tätigkeitsbericht legen wir Vorlagen an, die sich aus diesen Daten füllen statt aus dem Gedächtnis.
Zugänge anlegen und wieder entziehen
Ein Ehrenamtlicher kommt, bekommt Konto und Rechte. Er geht, das Konto wird gesperrt und die Daten bleiben der Organisation. Ohne diesen zweiten Teil sammelt jede Organisation über die Jahre stille Mitleser an.
Arbeit auf privaten Geräten absichern
Im Ehrenamt gibt es selten Dienstgeräte. Wir sorgen dafür, dass Mitglieder- und Spenderdaten trotzdem nicht unkontrolliert auf privaten Notebooks landen.
Wir kennen die Sitzung von innen
Wie ein Vorstand über Zuständigkeiten entscheidet und woran ehrenamtliche Mitarbeit im Alltag scheitert, kennt unser Gründer aus eigener Vorstandsarbeit und nicht aus Kundenprojekten. Belegt ist das auf seiner persönlichen Seite aroui.com. Diese Erfahrung fließt in die Beratung ein, ein Auftragsverhältnis zu den genannten Organisationen besteht nicht.
Vorstandsarbeit aus eigener Erfahrung
Unser Gründer Mehdi Aroui gehört seit der Gründung 2013 dem Vorstand der Al Manar Stiftung an und hatte davor Mandate in mehreren Vereinsvorständen.
Beratung, die den Alltag kennt
Deshalb fragen wir nicht zuerst nach eurer Systemlandschaft, sondern danach, wer bei euch abends um zehn noch die Einsatzliste schreibt.
Beratung, wenn ihr die Struktur noch sucht
Wir sehen uns an, wie ihr heute arbeitet
Wer koordiniert, wo stehen die Listen, und an welcher Stelle geht Information verloren. Das sind selten Softwarefragen.
Wir schlagen eine Struktur vor
Rollen, Zuständigkeiten und ein Weg, wie Aufgaben verteilt und nachgehalten werden. So einfach wie möglich, denn eine Struktur, die niemand pflegt, ist keine.
Wir richten sie ein und begleiten den Start
Beratung rechnen wir in halben Tagen ab: vier Stunden für 400 Euro netto. Für anerkannt gemeinnützige Organisationen sind es 280 Euro netto, weil unser Nachlass von 30 Prozent auch auf Beratung gilt.
Häufige Fragen
Brauchen wir dafür Microsoft 365 oder Google Workspace?
Eines von beiden, ja. Beide Hersteller haben eigene Programme für anerkannte gemeinnützige Organisationen, die Lizenzen kosten dort deutlich weniger als im gewerblichen Tarif oder sind gespendet. Welches der beiden besser passt, hängt daran, womit ihr heute arbeitet. Wir prüfen das vorher, damit ihr nicht umstellt und danach feststellt, dass das andere gepasst hätte.
Was passiert mit dem Postfach, wenn jemand aufhört?
Genau das ist der Punkt, an dem es in den meisten Organisationen klemmt. Ausgeschiedene Helferinnen und Helfer behalten häufig jahrelang Zugriff auf Postfach und Ablage, weil niemand zuständig war. Wir richten das Ausscheiden als festen Ablauf ein: Zugriff endet, Daten bleiben der Organisation erhalten, und der Nachfolger findet sie wieder.
Die meisten bei uns arbeiten auf ihrem privaten Laptop. Geht das?
Das ist im Ehrenamt der Normalfall und kein Ausschlussgrund. Es braucht aber eine Regel dafür, sonst liegen Mitglieder- und Spenderdaten auf Geräten, über die die Organisation nichts weiß. Wir zeigen dir zwei Wege: Zugriff nur über den Browser ohne lokale Kopien, oder abgesicherte Geräte mit Endpoint-Schutz. Welcher Weg passt, hängt davon ab, wie sensibel eure Daten sind.
Können wir die Verwaltung auch ganz abgeben?
Beratend ja. Wir übernehmen die Einrichtung und begleiten euch bei Aufgaben wie Einsatzplanung, Rollenpflege und Tätigkeitsdokumentation. Abgerechnet wird als Beratung in halben Tagen zu vier Stunden. Die laufende inhaltliche Arbeit bleibt bei euch, denn sie gehört zu eurem Satzungszweck und nicht zu unserem.
Was daneben passt
Diese Leistung greift ineinander mit der digitalen Organisationsentwicklung und mit dem CRM. Einen Überblick über alles gibt die Leistungsübersicht.
Digitale Organisationsentwicklung
Wenn nicht nur die Werkzeuge fehlen, sondern die Ablage und die Zuständigkeiten selbst unklar sind, fängt die Arbeit eine Ebene tiefer an.
CRM für Mitglieder und Zuwendungen
Ehrenamtliche und Mitglieder sind oft dieselben Menschen. Im CRM stehen sie einmal statt in zwei Listen.
Erzähl uns, wie ihr eure Helfer heute organisiert
45 Minuten, online, kostenlos. Wir sagen dir ehrlich, ob sich der Aufwand für eure Größe lohnt.