Deine Mitglieder, an einem Ort
Mitgliederdaten in Excel, Spendenlisten im Mail-Postfach und der Veranstaltungskalender im Kopf des Kassenwarts: das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Ein CRM bringt alles zusammen, datenschutzkonform.
Was die Mitgliederverwaltung können muss
Mitgliederverzeichnis
Kontakte, Beitrittsdaten und Funktionen sauber gepflegt, mit klaren Zugriffsrechten statt einer Datei, die per Mail kreist.
Zuwendungsbestätigungen
Spendenbescheinigungen (fachlich: Zuwendungsbestätigungen nach Paragraf 10b EStG) strukturiert erstellen und ablegen, einzeln oder gesammelt zum Jahresende.
Beiträge verwalten und einziehen
Beitragssätze, Fälligkeiten und wiederkehrende Zahlungen über PayPal und Stripe, dazu SumUp für die Kartenzahlung auf einer Veranstaltung.
Datenübernahme aus euren Listen
Aus Excel, aus mehreren Dateien gleichzeitig oder aus einer alten Vereinssoftware. Dubletten und Lücken zeigen wir euch vor der Übernahme.
Kalender und Veranstaltungen
Termine, Anmeldungen und Erinnerungen an einem Ort, sichtbar für die, die es angeht.
Auswertungen für den Jahresbericht
Mitgliederentwicklung, Spendenaufkommen, Veranstaltungsteilnahme. Zahlen, die im Tätigkeitsbericht ohnehin gebraucht werden, entstehen nebenbei statt in einer Nachtschicht.
Datenschutz eingebaut
Mitglieder- und Spenderdaten sind personenbezogene Daten. Zugriffskonzept, Löschfristen und Auftragsverarbeitung gehören von Anfang an dazu.
Eigene Instanz je Organisation
Keine geteilte Plattform. Eure Installation läuft für sich, auf einem Server in Deutschland, getrennt von allen anderen.
Von der Excel-Liste zum laufenden System
Wir sehen uns eure Listen an
Welche Dateien gibt es, wer pflegt sie, und was steht doppelt drin. Danach wisst ihr schon mehr über eure Daten als vorher.
Instanz aufsetzen und anpassen
Eure eigene CiviCRM-Installation, eingerichtet auf eure Struktur: Mitgliedsarten, Beitragssätze, Rollen und Rechte.
Daten übernehmen
Wir bereinigen und übernehmen die Bestände. Was nicht eindeutig zuzuordnen ist, legen wir euch vor statt zu raten.
Schulen und begleiten
Die Menschen, die täglich damit arbeiten, werden geschult. Danach bleiben wir Ansprechpartner, auch wenn im Vorstand die Zuständigkeit wechselt.
Vom Werkzeug zur Arbeitsweise
Ein CRM ist schnell gekauft und langsam gelebt. Der Unterschied liegt in der Einführung: verständlich erklärt, an eure Abläufe angepasst und langfristig begleitet.
Auf CiviCRM-Basis
Wir setzen auf CiviCRM, die etablierte quelloffene Lösung für den gemeinnützigen Sektor, von uns angepasst und betrieben. Unter anderem mit einem Modul für Zuwendungsbestätigungen nach deutschem Recht.
Deine eigene Instanz
Jede Organisation bekommt ihre eigene Installation, keine geteilte Plattform. Deine Mitglieder- und Spenderdaten liegen getrennt von allen anderen, auf Servern in Deutschland.
Betrieb und Betreuung
Auch hier gilt: wir bleiben dran. Ein CRM lebt von Pflege, und die lassen wir nicht an dir hängen.
Häufige Fragen
Wir haben alles in Excel. Ist das schlimm?
Es funktioniert, bis die Datei an drei Stellen liegt und niemand mehr weiß, welche die aktuelle ist. Der eigentliche Bruch kommt beim Datenschutz: eine Tabelle mit Mitglieds- und Spendendaten, die per Mail kreist, lässt sich weder auf Zugriffe prüfen noch zuverlässig löschen. Die Übernahme eurer bestehenden Listen ist Teil der Einführung.
Wie kommen unsere alten Daten da hinein?
Wir übernehmen sie. Meist aus Excel-Listen, oft aus mehreren gleichzeitig, gelegentlich aus einer alten Vereinssoftware. Das ist die Arbeit, vor der die meisten zurückschrecken, und genau deshalb machen wir sie. Vor der Übernahme zeigen wir euch, welche Dubletten und Lücken wir gefunden haben, denn geputzt werden muss vor dem Umzug, nicht danach.
Können wir damit Mitgliedsbeiträge einziehen?
Ja. Beiträge lassen sich als wiederkehrende Zahlung führen, die Zahlungswege sind dieselben wie beim Fundraising: PayPal und Stripe für Zahlungen über die Webseite, SumUp für Kartenzahlung bei einer Veranstaltung vor Ort. Welche Wege ihr anbietet, entscheidet ihr.
Wo liegen unsere Daten?
Auf unserem eigenen Server in Deutschland, in einer Installation, die nur eure Organisation nutzt. Es gibt keine geteilte Plattform, auf der eure Mitglieder neben denen anderer Vereine stehen. Das ist der Hauptgrund für diese Bauweise.
Was ist CiviCRM, und warum ausgerechnet das?
CiviCRM ist eine quelloffene Software, die seit Jahren von gemeinnützigen Organisationen weltweit eingesetzt wird. Quelloffen heißt, dass der Programmcode einsehbar ist und ihr nicht von einem einzelnen Anbieter abhängt. Wir passen sie an und betreiben sie, unter anderem mit einem Modul für Zuwendungsbestätigungen nach deutschem Recht.
Was daneben passt
Das CRM ist das Gegenstück zum Fundraising und ergänzt sich mit der digitalen Organisationsentwicklung. Alle sieben Leistungen stehen in der Leistungsübersicht.
Fundraising
Der Weg einer Spende endet im CRM. Wo er anfängt, also beim Formular, beim Newsletter und beim Kartenlesegerät, steht dort.
Digitale Organisationsentwicklung
Ein CRM ordnet die Daten. Wer worauf zugreifen darf und wohin die übrigen Unterlagen gehören, ist die Frage daneben.
Erzähl uns, wie ihr heute arbeitet
Im Erstgespräch schauen wir auf eure Listen und Abläufe und sagen ehrlich, ob sich ein CRM für euch lohnt.