Zuwendungsbestätigung im Verein: Pflichtangaben, Grenzen und Sachspenden

Umgangssprachlich heißt sie Spendenquittung oder Spendenbescheinigung, amtlich Zuwendungsbestätigung. Ohne sie kann dein Spender die Zuwendung in der Regel nicht von der Steuer absetzen. Hier steht, was hineingehört, wann der vereinfachte Nachweis reicht und wo Vereine oft danebenliegen.

Wer eine Zuwendungsbestätigung ausstellen darf

Ausstellen darf ein Verein, der als steuerbegünstigte Körperschaft von der Körperschaftsteuer befreit ist. Grundlage ist ein aktueller Bescheid des Finanzamts (§ 63 Abs. 5 AO). Das Datum des Freistellungsbescheids oder der Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid darf nicht länger als fünf Jahre zurückliegen. Hat euer Verein noch keinen Freistellungsbescheid, reicht die Feststellung der Satzungsmäßigkeit nach § 60a AO, wenn sie nicht länger als drei Kalenderjahre zurückliegt. Diese Frist wird taggenau gerechnet.

Läuft der Bescheid ab, darf der Verein keine Bestätigungen mehr ausstellen, bis ein neuer vorliegt. Behaltet das Datum deshalb im Kalender.

Das amtliche Muster ist Pflicht

Die Bestätigung muss nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck ausgestellt sein (§ 50 Abs. 1 EStDV). Die Muster stehen im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 7. November 2013 (BStBl I S. 1333), ergänzt am 26. März 2014. Das amtliche Einkommensteuer-Handbuch 2025 führt dieses Schreiben weiter als Grundlage. Für Vereine zählen drei Muster:

Ausfüllbare Fassungen gibt es im Formular-Management-System der Bundesfinanzverwaltung. Dort trägt die Bestätigung über Geld- und Sachzuwendungen an Vereine die Fassung 2013, die Sammelbestätigung die Fassung 2016 (Stand 8. Oktober 2026). Nehmt immer die Fassung, die dort aktuell bereitsteht. Ihr dürft die Bestätigung selbst herstellen, Wortwahl und Reihenfolge der Textpassagen bleiben aber unverändert. Dazu kommen nach dem BMF-Schreiben ein paar Formvorgaben, die oft übersehen werden:

Vereinfachter Nachweis bis 300 Euro

Für kleine Zuwendungen gibt es den vereinfachten Nachweis. Übersteigt die Zuwendung 300 Euro nicht, genügt dem Finanzamt der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung der Bank (§ 50 Abs. 4 EStDV). Die Grenze gilt für Zuwendungen, die seit dem 1. Januar 2020 zufließen, vorher lag sie bei 200 Euro.

Bei einem gemeinnützigen Verein hat das eine Bedingung, die viele nicht kennen: Zusätzlich braucht der Spender einen vom Verein hergestellten Beleg, auf dem der steuerbegünstigte Zweck, die Angaben zur Freistellung und die Angabe stehen, ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt. Diesen Beleg bewahrt der Spender auf.

Sammelbestätigung zum Jahresende

Statt jede Zahlung einzeln zu bestätigen, könnt ihr für Geldzuwendungen und Mitgliedsbeiträge eine Sammelbestätigung ausstellen. Für Sachzuwendungen gibt es sie nicht. Der Gesamtbetrag wird auf einer Anlage in alle Einzelzuwendungen aufgeschlüsselt, je Zahlung mit Datum, Art, dem Verzicht auf Aufwandserstattung und dem Betrag. Der Verein bestätigt außerdem, dass über diese Zuwendungen keine weiteren Bestätigungen ausgestellt wurden oder werden. Wer Sammelbestätigungen nutzt, muss also sicher wissen, dass nicht schon eine Einzelbestätigung unterwegs ist.

Sachspenden: der Wert entscheidet

Sachspenden laufen über das Muster Anlage 4. Als Zuwendung zählen Gegenstände, nicht aber Nutzungen und Leistungen (§ 10b Abs. 3 EStG). Wer euch einen Raum kostenlos überlässt oder unentgeltlich arbeitet, spendet also keine Sachzuwendung. Für den Wert kommt es darauf an, woher der Gegenstand stammt:

In die Bestätigung gehören genaue Angaben zum Gegenstand, zum Beispiel Alter, Zustand und historischer Kaufpreis. Macht der Spender trotz Nachfrage keine Angabe zur Herkunft, sieht das Muster dafür ein eigenes Ankreuzfeld vor.

Mitgliedsbeiträge: nicht bei jedem Verein abziehbar

Mitgliedsbeiträge an steuerbegünstigte Vereine sind grundsätzlich abziehbar. Ausgenommen sind Vereine, die den Sport, kulturelle Betätigungen, die in erster Linie der Freizeitgestaltung dienen, die Heimatpflege und Heimatkunde oder Zwecke nach § 52 Abs. 2 Satz 1 Nr. 23 AO fördern (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG). Zur Nr. 23 gehören unter anderem Tierzucht, Pflanzenzucht, Kleingärtnerei, Brauchtum samt Karneval, Amateurfunk, Modellflug und Hundesport.

Nach Auffassung der Finanzverwaltung reicht es, wenn ein Verein einen dieser Zwecke auch nur neben anderen verfolgt (R 10b.1 Abs. 1 EStR). Dann sind Mitgliedsbeiträge, Umlagen und Aufnahmegebühren insgesamt nicht abziehbar. Eine Ausnahme gilt für Vereine, die Kunst und Kultur fördern: Deren Beiträge bleiben abziehbar, auch wenn Mitglieder dafür Vergünstigungen erhalten, solange es nicht um Freizeitkultur geht. Spenden an alle diese Vereine bleiben abziehbar.

Aufzeichnen und das Doppel aufbewahren

Der Verein zeichnet auf, welche Zuwendungen eingegangen sind und wofür er sie verwendet hat, und bewahrt von jeder Bestätigung ein Doppel auf (§ 50 Abs. 7 EStDV). Bei Sachspenden müssen die Aufzeichnungen auch zeigen, wie der bestätigte Wert zustande kam. Nach Auffassung der Finanzverwaltung darf das Doppel elektronisch gespeichert werden. Übermittelt der Verein die Bestätigung elektronisch an das Finanzamt (siehe unten), entfällt das Doppel. Der Spender reicht seine Belege nicht mit der Steuererklärung ein, sondern legt sie auf Verlangen vor und hebt sie bis ein Jahr nach Bekanntgabe seines Steuerbescheids auf.

Haftung bei falschen Bestätigungen

Der Spender darf auf die Richtigkeit der Bestätigung vertrauen, es sei denn, er hat sie durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt, oder ihm war die Unrichtigkeit bekannt oder aus grober Fahrlässigkeit nicht bekannt. Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht für den bestätigten Zweck verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer, pauschal mit 30 Prozent des zugewendeten Betrags (§ 10b Abs. 4 EStG). Bei einer Fehlverwendung haftet vorrangig der Verein, die handelnden Personen erst danach.

Ein typischer Fehler steckt im Datum: Nach dem BMF-Schreiben sind Bestätigungen für Zeiträume, bevor die Steuerbefreiung greift, unrichtig und können diese Haftung auslösen. Das betrifft vor allem frisch gegründete Vereine.

Ohne Unterschrift, per E-Mail und elektronisch

Nach den Einkommensteuer-Richtlinien ist eine maschinell erstellte Bestätigung ohne eigenhändige Unterschrift zulässig, wenn der Verein dieses Verfahren vorher dem zuständigen Finanzamt angezeigt hat (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Mit der Anzeige bestätigt er unter anderem, dass die Muster eingehalten werden, die Unterschrift als Faksimile oder eingescannt eingedruckt wird und Buchung und Bestätigung miteinander verbunden sind. Das Einkommensteuer-Handbuch verweist außerdem auf den Versand als schreibgeschützte Datei (BMF-Schreiben vom 6. Februar 2017).

Mit einer Vollmacht des Spenders kann der Verein die Bestätigung auch direkt elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln, dafür braucht er die Steuer-Identifikationsnummer des Spenders (§ 50 Abs. 2 EStDV). Seit Januar 2024 ist außerdem das Zuwendungsempfängerregister des Bundeszentralamts für Steuern online (§ 60b AO). Inländische Vereine kommen dort ohne Antrag und ohne Gebühr hinein, und der Eintrag ändert nichts am Status der Gemeinnützigkeit. Das Register soll die Grundlage für ein digitales Verfahren ohne Papierquittung werden, einen Starttermin dafür nennt das Bundeszentralamt bisher nicht.

Zuwendungsbestätigungen ohne Abtippen

Fehler entstehen leicht beim Übertragen: Betrag aus dem Kontoauszug, Adresse aus der Mitgliederliste, Zweck aus dem Gedächtnis. Ein CRM kann Zuwendungsbestätigungen aus der Spendenhistorie erzeugen, einzeln oder gesammelt zum Jahresende. Die Vorlage nach amtlichem Muster richten wir in unserem CRM für Vereine und Stiftungen mit euch ein. Wie die Spende vom Formular oder Kartenlesegerät dorthin kommt, steht beim Fundraising. Ob ein CRM für euch überhaupt passt, klärt der Ratgeber Vereinssoftware oder CRM.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 8. Oktober 2026.

Dieser Ratgeber gibt Gesetz und Verwaltungsanweisungen mit Stand 8. Oktober 2026 wieder und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Ab welchem Betrag braucht ein Spender eine Spendenquittung?

Übersteigt die Zuwendung 300 Euro nicht, genügt dem Finanzamt der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung der Bank (§ 50 Abs. 4 EStDV). Bei einem gemeinnützigen Verein gehört ein vom Verein erstellter Beleg dazu, auf dem Zweck, Freistellung und die Angabe Spende oder Mitgliedsbeitrag stehen. Darüber braucht es in der Regel eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster.

Darf unser Verein eine eigene Vorlage verwenden?

Ihr dürft die Bestätigung selbst herstellen, aber nur nach den verbindlichen Mustern des Bundesfinanzministeriums. Nach dem BMF-Schreiben bleiben Wortwahl und Reihenfolge der Textpassagen unverändert, Umformulierungen sind unzulässig. Eine Danksagung oder Werbung darf auf die Rückseite, nicht auf die Vorderseite.

Muss die Spendenquittung unterschrieben sein?

In der Regel ja. Nach den Einkommensteuer-Richtlinien genügt eine Bestätigung ohne eigenhändige Unterschrift, wenn euer Verein dem Finanzamt angezeigt hat, dass er Bestätigungen maschinell erstellt (R 10b.1 Abs. 4 EStR). Unterschreiben darf nach denselben Richtlinien auch eine Person, die per Auftrag Zahlungen entgegennehmen darf.

Kann ein Sportverein Mitgliedsbeiträge bestätigen?

Nein. Mitgliedsbeiträge an Vereine, die den Sport, überwiegend der Freizeit dienende Kultur, die Heimatpflege oder Zwecke wie Kleingärtnerei, Karneval oder Hundesport fördern, sind nicht abziehbar (§ 10b Abs. 1 Satz 8 EStG). Spenden an denselben Verein bleiben abziehbar und dürfen bestätigt werden.

Was passiert, wenn eine Spendenquittung falsch ist?

Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt, haftet für die entgangene Steuer, pauschal mit 30 Prozent des zugewendeten Betrags (§ 10b Abs. 4 EStG). Der Spender darf dagegen auf die Bestätigung vertrauen, es sei denn, er hat sie durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt, oder ihm war die Unrichtigkeit bekannt oder aus grober Fahrlässigkeit nicht bekannt.

Schluss mit Spendenquittungen aus der Textverarbeitung

Im Erstgespräch zeigen wir dir, wie Zuwendungsbestätigungen bei euch aus den vorhandenen Daten entstehen können.

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