Microsoft 365 und Software-Lizenzen für Vereine und gemeinnützige Organisationen
Microsoft und andere Hersteller bieten berechtigten gemeinnützigen Organisationen Produkte kostenlos oder vergünstigt an. Dafür gelten eigene Programmregeln und eine Freigabe durch den Hersteller. Das Programm hat sich 2025 deutlich geändert. Wir kennen den Weg.
Was Microsoft gemeinnützigen Organisationen heute bietet
Bis 2025 bekamen viele Vereine Microsoft 365 Business Premium kostenlos. Diesen Grant hat Microsoft eingestellt: Bestehende Lizenzen laufen zum nächsten Verlängerungstermin ab dem 1. Juli 2025 aus und werden nicht verlängert. Der Wechsel auf eine andere Lizenz passiert nicht automatisch, er muss im Microsoft 365 Admin Center von Hand erfolgen, am besten vor dem Ablauf.
Stand 17. Oktober 2026 bietet Microsoft nach Prüfung und Freigabe:
- Microsoft 365 Business Basic direkt über Microsoft kostenlos für bis zu 300 berechtigte Personen, mit Web- und Mobilversionen der Apps und 1 TB Cloudspeicher je Nutzer, ohne Desktop-Programme.
- Business Standard und Business Premium mit bis zu 75 Prozent Nachlass von Microsoft. Die Business-Pläne gelten für bis zu 300 Nutzer.
- Azure mit einer Gutschrift von 2.000 US-Dollar pro Jahr für Cloud-Dienste, ungenutztes Guthaben verfällt.
Kostenlose Lizenzen sind für bezahlte Mitarbeitende und unbezahlte Mitarbeitende mit tatsächlicher Leitungsfunktion vorgesehen. Allgemeine Freiwillige können rabattierte Lizenzen nutzen. Bloße Mitgliedschaft, Spende oder Begünstigung berechtigt nicht. Bei mehreren Rollen zählt die konkrete Mitarbeitendenrolle. Welche Mischung aus kostenlosem Basic und rabattiertem Premium für euch passt, hängt davon ab, wer Desktop-Programme braucht und wie viel Schutz eure Geräte brauchen.
Quellen: Programmänderungen und Azure zuletzt am 8. Oktober 2026 geprüft, Pläne und Berechtigung am 17. Oktober 2026 erneut geprüft: Microsoft for Nonprofits, Updates, Microsoft 365 Pläne für gemeinnützige Organisationen, Microsoft, Berechtigung, Microsoft, häufige Fragen, Microsoft, Azure für Nonprofits.
Beispiele für Nonprofit-Programme
Welche Konditionen konkret gelten, hängt vom Hersteller und vom Nachweis ab. Wir prüfen das für deine Organisation, bevor du etwas beantragst.
Microsoft 365 für Nonprofits
E-Mail, Office und Zusammenarbeit in der Cloud. Für berechtigte Organisationen nach Microsoft-Freigabe: Business Basic kostenlos für berechtigte Rollen, Business Standard und Premium rabattiert.
Weitere Programme
Ob es für Endpoint-Schutz, Backup oder Verwaltung weitere Herstellerangebote gibt, die zu deiner Organisation passen, klären wir im Gespräch.
Vergabeportale
Stifter-helfen vermittelt in Deutschland Microsoft-Cloud-Abos zu Sonderkonditionen. Voraussetzung ist, dass eure Organisation vorher bei Microsoft registriert ist. Wir helfen, den passenden Bezugsweg zu wählen.
Bestand prüfen statt nur neu beantragen
Bevor ein Antrag gestellt wird, sehen wir nach, was du heute bezahlst. Wir suchen nach ungenutzten Zugängen, doppelten Abonnements und gewerblichen Tarifen, für die ein Nonprofit-Angebot infrage kommen könnte.
Verlängerung im Blick behalten
Die Berechtigung gilt nicht auf Dauer. Fällt sie weg, kann zur nächsten Verlängerung ein Wechsel zu gewerblichen Konditionen erforderlich werden. Microsoft prüft den Einzelfall. Im Rahmen unserer Betreuung behalten wir die Selbsterklärungen im Auge.
So kommst du an die Konditionen
Nachweis prüfen
Grundlage ist die anerkannte Gemeinnützigkeit. Welche Unterlagen ein Hersteller dafür sehen will, legt er selbst fest. Halte den Freistellungsbescheid vom Finanzamt oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid griffbereit.
Berechtigung vorprüfen
Jeder Hersteller hat eigene Kriterien. Wir prüfen vorab, welche Programme für deine Organisation infrage kommen, damit du weißt, wo sich ein Antrag lohnt.
Registrieren
Die Registrierung schließt eine beschäftigte Person oder ein strategisch tätiger Freiwilliger eurer Organisation ab. Wir unterstützen die Vorbereitung. Laut Microsoft kann die Prüfung je nach Land und Rückfragen bis zu sieben Werktage dauern. Das ist keine verbindliche Frist.
Einrichten und betreiben
Nach der Freigabe aktivieren wir die Lizenzen, stellen bestehende Nutzer um und übernehmen den Betrieb. Die Lizenz ist der Anfang, nicht das Ziel.
Zwei Dinge, die oft verwechselt werden
Die vergünstigten Lizenzen und unser eigener Nachlass haben nichts miteinander zu tun. Sie kommen aus verschiedenen Töpfen und schließen sich nicht aus.
Was von den Herstellern kommt
Microsoft und andere Hersteller führen eigene NPO- und NGO-Programme. Ob eure Organisation und die jeweiligen Personen berechtigt sind, entscheidet der Hersteller nach seinen Programmregeln. Ein Freistellungsbescheid allein garantiert keine Freigabe. Wir unterstützen die Vorbereitung, gewähren die Herstellerkonditionen aber nicht.
Was von uns kommt
Auf unsere eigenen Dienstleistungen geben wir anerkannt gemeinnützigen Organisationen 30 Prozent. Das betrifft Beratung, Einrichtung, Betreuung und Betrieb.
Wo unser Nachlass nicht gilt
Auf Hardware und auf Leistungen fremder Anbieter.
Häufige Fragen
Bekommt unser Verein Microsoft 365 kostenlos?
Nach Microsoft-Freigabe können berechtigte Organisationen Microsoft 365 Business Basic direkt über Microsoft kostenlos für bis zu 300 berechtigte Personen beziehen. Die kostenlosen Lizenzen sind auf bezahlte Mitarbeitende und unbezahlte leitende Mitarbeitende begrenzt. Enthalten sind Web- und Mobilversionen der Apps und 1 TB Cloudspeicher je Nutzer, aber keine Desktop-Programme. Business Standard und Business Premium sind für berechtigte Organisationen rabattiert erhältlich. Die Gemeinnützigkeit allein garantiert keine Freigabe.
Was passiert mit unseren kostenlosen Business-Premium-Lizenzen?
Microsoft hat den kostenlosen Business-Premium-Grant eingestellt. Bestehende Lizenzen laufen zum nächsten Verlängerungstermin ab dem 1. Juli 2025 aus und werden nicht verlängert. Einen automatischen Wechsel gibt es nicht, die Nutzer müssen im Microsoft 365 Admin Center von Hand auf eine andere Lizenz umgestellt werden. Nach dem Ablauf eines Abonnements hält Microsoft die Daten nur befristet vor, erst eingeschränkt, dann deaktiviert, danach werden sie gelöscht.
Dürfen Ehrenamtliche und Mitglieder die Lizenzen nutzen?
Kostenlose Lizenzen sind für bezahlte Mitarbeitende und unbezahlte Mitarbeitende mit tatsächlicher Leitungsfunktion vorgesehen, etwa einen entsprechend tätigen Vorstand. Allgemeine Freiwillige können rabattierte Lizenzen nutzen, aber keine kostenlosen Grants. Bloße Mitgliedschaft, Spende oder Begünstigung berechtigt nicht. Hat eine Person zusätzlich eine berechtigte Mitarbeitendenrolle, zählt diese Rolle. Microsoft verlangt mindestens 85 Prozent aktive Nutzung der gewährten Lizenzen. Als aktiv zählt laut FAQ die Nutzung mindestens eines Microsoft-365-Clouddienstes innerhalb der letzten 90 Tage.
Könnt ihr die Registrierung für uns erledigen?
Die Registrierung muss eine beschäftigte Person oder ein strategisch tätiger Freiwilliger eurer Organisation abschließen. Ein externer IT-Dienstleister darf sie nicht im Namen der Organisation erledigen. Wir helfen bei der Vorbereitung und übernehmen nach der Freigabe die vereinbarte Einrichtung.
Bekommt jede Organisation die Konditionen?
Nein. Die Programme setzen eine anerkannte Gemeinnützigkeit voraus und jeder Hersteller prüft nach eigenen Kriterien. Microsoft schließt zum Beispiel Behörden, Schulen und Hochschulen, politische Organisationen sowie Berufs- und Handelsverbände aus. Eine Zusage können wir dir nicht abnehmen, die Prüfung des Wegs schon.
Wir zahlen seit Jahren für Office. War das umsonst?
Umsonst nicht. Ob ihr im gewerblichen Tarif lauft, obwohl ihr für das Nonprofit-Programm berechtigt wärt, sehen wir uns an. Danach wisst ihr, was sich umstellen lässt.
Gilt die Berechtigung dauerhaft?
Nein. Microsoft verlangt regelmäßig eine erneute Selbsterklärung. Bei Wegfall der Berechtigung kann zur nächsten Verlängerung ein Wechsel zu gewerblichen Konditionen erforderlich werden. Bereits bereitgestellte Abonnements laufen laut Microsoft im Regelfall bis zum Ende der vereinbarten Laufzeit weiter. Microsoft prüft den Einzelfall. Im Rahmen unserer Betreuung behalten wir die Selbsterklärungen im Blick.
Sind eure 30 Prozent dasselbe wie die Herstellerprogramme?
Nein, das sind zwei verschiedene Dinge, die nebeneinander gelten. Die vergünstigten Lizenzen kommen von Microsoft und anderen Herstellern, nicht von uns. Unsere 30 Prozent sind unser eigener Nachlass auf unsere Dienstleistungen, also auf Beratung, Einrichtung, Betreuung und Betrieb, nicht auf Hardware und nicht auf Leistungen fremder Anbieter. Auf die Lizenzkosten der Hersteller haben wir keinen Einfluss.
Was daneben passt
Nach der Lizenz kommen die IT-Dienstleistungen, und für die Zusammenarbeit im Team das Ehrenamtsmanagement. Weitere Antworten für Vorstände stehen im Ratgeber, alle sieben Leistungen in der Leistungsübersicht.
IT-Dienstleistungen
Eine Lizenz allein arbeitet nicht. Einrichtung, Betrieb und Betreuung sind die Leistung, die daraus einen nutzbaren Arbeitsplatz macht.
Ehrenamtsmanagement
Microsoft Teams und Google Workspace gibt es über die Nonprofit-Programme der jeweiligen Hersteller. Wofür ihr sie im Ehrenamt braucht, steht dort.
Lass uns prüfen, welche Programme zu euch passen
Wir klären Voraussetzungen und Nutzerrollen und helfen bei der Vorbereitung. Über die Freigabe entscheidet der Hersteller.