Microsoft 365 und Software-Lizenzen für Vereine und gemeinnützige Organisationen

Microsoft und andere Hersteller stellen anerkannten gemeinnützigen Organisationen ihre Produkte kostenlos oder vergünstigt bereit. Das ist kein Schnäppchen, sondern ein Programm mit klaren Voraussetzungen, und es hat sich 2025 deutlich geändert. Wir kennen den Weg.

Was Microsoft gemeinnützigen Organisationen heute bietet

Bis 2025 bekamen viele Vereine Microsoft 365 Business Premium kostenlos. Diesen Grant hat Microsoft eingestellt: Bestehende Lizenzen laufen zum nächsten Verlängerungstermin ab dem 1. Juli 2025 aus und werden nicht verlängert. Der Wechsel auf eine andere Lizenz passiert nicht automatisch, er muss im Microsoft 365 Admin Center von Hand erfolgen, am besten vor dem Ablauf.

Stand Oktober 2026 gilt für anerkannt gemeinnützige Organisationen:

Kostenlose Lizenzen sind für bezahlte Mitarbeitende und unbezahlte Führungskräfte wie den Vorstand gedacht, rabattierte dürfen auch Freiwillige nutzen. Vereinsmitglieder bekommen keine. Welche Mischung aus kostenlosem Basic und rabattiertem Premium für euch passt, hängt davon ab, wer Desktop-Programme braucht und wie viel Schutz eure Geräte brauchen.

Quellen, abgerufen am 8. Oktober 2026: Microsoft for Nonprofits, Updates, Microsoft 365 Pläne für gemeinnützige Organisationen, Microsoft, Berechtigung, Microsoft, Azure für Nonprofits.

Beispiele für Nonprofit-Programme

Welche Konditionen konkret gelten, hängt vom Hersteller und vom Nachweis ab. Wir prüfen das für deine Organisation, bevor du etwas beantragst.

Microsoft 365 für Nonprofits

E-Mail, Office und Zusammenarbeit in der Cloud. Business Basic kostenlos, Business Standard und Premium mit bis zu 75 Prozent Nachlass von Microsoft.

Weitere Programme

Ob es für Endpoint-Schutz, Backup oder Verwaltung weitere Herstellerangebote gibt, die zu deiner Organisation passen, klären wir im Gespräch.

Vergabeportale

Stifter-helfen vermittelt in Deutschland Microsoft-Cloud-Abos zu Sonderkonditionen. Voraussetzung ist, dass eure Organisation vorher bei Microsoft registriert ist. Wir helfen, den passenden Bezugsweg zu wählen.

Bestand prüfen statt nur neu beantragen

Bevor ein Antrag gestellt wird, sehen wir nach, was du heute bezahlst. Wir suchen dabei nach ungenutzten Zugängen, doppelten Abonnements und gewerblichen Tarifen für Software, die dir vergünstigt zusteht.

Verlängerung im Blick behalten

Die Berechtigung gilt nicht auf Dauer. Fällt sie weg, gelten ab der nächsten Verlängerung gewerbliche Preise. Im Rahmen unserer Betreuung behalten wir die Selbsterklärungen im Auge und melden uns rechtzeitig.

So kommst du an die Konditionen

Nachweis prüfen

Grundlage ist die anerkannte Gemeinnützigkeit. Welche Unterlagen ein Hersteller dafür sehen will, legt er selbst fest. Halte den Freistellungsbescheid vom Finanzamt oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid griffbereit.

Berechtigung vorprüfen

Jeder Hersteller hat eigene Kriterien. Wir prüfen vorab, welche Programme für deine Organisation infrage kommen, damit du weißt, wo sich ein Antrag lohnt.

Registrieren

Die Registrierung bei Microsoft schließt jemand aus eurer Organisation selbst ab, so schreibt es Microsoft vor. Wir bereiten die Angaben vor und sitzen auf Wunsch dabei. Die Prüfung dauert laut Microsoft bis zu sieben Werktage.

Einrichten und betreiben

Nach der Freigabe aktivieren wir die Lizenzen, stellen bestehende Nutzer um und übernehmen den Betrieb. Die Lizenz ist der Anfang, nicht das Ziel.

Zwei Dinge, die oft verwechselt werden

Die vergünstigten Lizenzen und unser eigener Nachlass haben nichts miteinander zu tun. Sie kommen aus verschiedenen Töpfen und schließen sich nicht aus.

Was von den Herstellern kommt

Microsoft und andere Hersteller führen eigene NPO- und NGO-Programme. Diese Konditionen sind ein Anspruch, den anerkannte Organisationen gegenüber dem Hersteller haben. Wir begleiten den Antrag, gewähren die Konditionen aber nicht.

Was von uns kommt

Auf unsere eigenen Dienstleistungen geben wir anerkannt gemeinnützigen Organisationen 30 Prozent. Das betrifft Beratung, Einrichtung, Betreuung und Betrieb.

Wo unser Nachlass nicht gilt

Auf Hardware und auf Leistungen fremder Anbieter.

Häufige Fragen

Bekommt unser Verein Microsoft 365 kostenlos?

Teilweise. Anerkannt gemeinnützige Organisationen erhalten Microsoft 365 Business Basic direkt über Microsoft kostenlos für bis zu 300 Nutzer. Das enthält die Web- und Mobilversionen der Apps und 1 TB Cloudspeicher je Nutzer, aber keine Desktop-Programme. Business Standard und Business Premium gibt es rabattiert, mit bis zu 75 Prozent Nachlass von Microsoft.

Was passiert mit unseren kostenlosen Business-Premium-Lizenzen?

Microsoft hat den kostenlosen Business-Premium-Grant eingestellt. Bestehende Lizenzen laufen zum nächsten Verlängerungstermin ab dem 1. Juli 2025 aus und werden nicht verlängert. Einen automatischen Wechsel gibt es nicht, die Nutzer müssen im Microsoft 365 Admin Center von Hand auf eine andere Lizenz umgestellt werden. Nach dem Ablauf eines Abonnements hält Microsoft die Daten nur befristet vor, erst eingeschränkt, dann deaktiviert, danach werden sie gelöscht.

Dürfen Ehrenamtliche und Mitglieder die Lizenzen nutzen?

Die kostenlosen Lizenzen sind für bezahlte Mitarbeitende und unbezahlte Führungskräfte wie den Vorstand gedacht. Rabattierte Lizenzen dürfen auch Freiwillige nutzen. Vereinsmitglieder, Spender und Begünstigte bekommen keine Nonprofit-Lizenzen. Außerdem verlangt Microsoft, dass mindestens 85 Prozent der kostenlosen Lizenzen aktiv genutzt werden.

Könnt ihr die Registrierung für uns erledigen?

Nein, und das ist keine Ausrede: Microsoft verlangt, dass jemand aus eurer Organisation die Registrierung selbst abschließt, ein IT-Dienstleister darf es nicht in eurem Namen tun. Wir bereiten alles vor, sitzen auf Wunsch dabei und übernehmen ab der Freigabe die Einrichtung.

Bekommt jede Organisation die Konditionen?

Nein. Die Programme setzen eine anerkannte Gemeinnützigkeit voraus und jeder Hersteller prüft nach eigenen Kriterien. Microsoft schließt zum Beispiel Behörden, Schulen und Hochschulen, politische Organisationen sowie Berufs- und Handelsverbände aus. Eine Zusage können wir dir nicht abnehmen, die Prüfung des Wegs schon.

Wir zahlen seit Jahren für Office. War das umsonst?

Umsonst nicht. Ob ihr im gewerblichen Tarif lauft, obwohl ihr für das Nonprofit-Programm berechtigt wärt, sehen wir uns an. Danach wisst ihr, was sich umstellen lässt.

Gilt die Berechtigung dauerhaft?

Nein, und das ist die Stelle, an der es still schiefgeht. Microsoft verlangt regelmäßig eine erneute Selbsterklärung, und fällt die Berechtigung weg, gelten ab der nächsten Verlängerung gewerbliche Preise. Im Rahmen unserer Betreuung behalten wir die Selbsterklärungen im Blick und melden uns, bevor es soweit ist.

Sind eure 30 Prozent dasselbe wie die Herstellerprogramme?

Nein, das sind zwei verschiedene Dinge, die nebeneinander gelten. Die vergünstigten Lizenzen kommen von Microsoft und anderen Herstellern, nicht von uns. Unsere 30 Prozent sind unser eigener Nachlass auf unsere Dienstleistungen, also auf Beratung, Einrichtung, Betreuung und Betrieb, nicht auf Hardware und nicht auf Leistungen fremder Anbieter. Auf die Lizenzkosten der Hersteller haben wir keinen Einfluss.

Was daneben passt

Nach der Lizenz kommen die IT-Dienstleistungen, und für die Zusammenarbeit im Team das Ehrenamtsmanagement. Weitere Antworten für Vorstände stehen im Ratgeber, alle sieben Leistungen in der Leistungsübersicht.

IT-Dienstleistungen

Eine Lizenz allein arbeitet nicht. Einrichtung, Betrieb und Betreuung sind die Leistung, die daraus einen nutzbaren Arbeitsplatz macht.

Ehrenamtsmanagement

Microsoft Teams und Google Workspace gibt es über die Nonprofit-Programme der jeweiligen Hersteller. Wofür ihr sie im Ehrenamt braucht, steht dort.

Lass uns prüfen, was dir zusteht

Bring deinen Freistellungsbescheid mit, den Rest bereiten wir vor.

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