Vereinssoftware oder CRM: welche Mitgliederverwaltung zu deinem Verein passt

Was eine Vereinssoftware abdeckt

Eine Vereinssoftware ist um das Mitglied herum gebaut. Im Mittelpunkt stehen das Mitgliederverzeichnis, die Beitragssätze, der Einzug der Beiträge per Lastschrift und die Kommunikation mit den Mitgliedern. Viele Programme bringen eine einfache Vereinsbuchhaltung mit. Für einen Sport-, Kultur- oder Förderverein, dessen Arbeit vor allem aus Mitgliedern und Beiträgen besteht, ist das oft genau richtig.

Was ein CRM anders macht

CRM steht für Customer Relationship Management, im gemeinnützigen Bereich eher Beziehungsverwaltung. Ein CRM ist um Beziehungen herum gebaut, nicht um die Mitgliedschaft. Mitglieder, Spender, Förderer, Ehrenamtliche, Partner und Presse stehen in einem gemeinsamen Datenbestand, und zu jeder Person siehst du, was sie mit eurer Organisation verbindet: Beiträge, Spenden, Einsätze, Veranstaltungen und Gespräche. Daraus entstehen Zuwendungsbestätigungen, Spenderlisten für den Jahresbericht und Einladungen an genau die Menschen, die es angeht.

Fünf Fragen, die die Entscheidung tragen

1. Wer steht in eurer Datenbank außer den Mitgliedern? Wenn es fast nur Mitglieder sind, spricht das für eine Vereinssoftware. Kommen Spender, Förderer und Ehrenamtliche ohne Mitgliedschaft dazu, spricht es für ein CRM.
2. Welche Rolle spielen Spenden? Wer regelmäßig Zuwendungsbestätigungen ausstellt, braucht eine saubere Spendenhistorie je Person. Was in eine Bestätigung gehört, erklärt unser Ratgeber zur Zuwendungsbestätigung im Verein.
3. Wer pflegt die Daten, und wie oft wechselt das? Im Ehrenamt wechseln Zuständigkeiten mit jeder Vorstandswahl. Die Software muss so einfach sein, dass die Nachfolge ohne lange Einarbeitung weitermachen kann, und Rechte müssen sich sauber übergeben lassen.
4. Wo sollen die Daten liegen? Bei einem Abo-Angebot liegen sie auf der Plattform des Anbieters, der sie im Auftrag für euch verarbeitet. Bei einer eigenen Installation läuft die Software nur für eure Organisation, dafür muss sich jemand um den Betrieb kümmern. Fragt in beiden Fällen, in welchem Land die Server stehen.
5. Was passiert, wenn ihr wechseln wollt? Ein vollständiger Export in einem offenen Format ist die Versicherung gegen Abhängigkeit. Fragt danach, bevor ihr die erste Liste importiert.

Kostenlos, Open Source oder Abo

Hinter dem Preis stecken drei Modelle. Eine kostenlose Einstiegsversion ist ein guter Test, hat aber Grenzen bei Mitgliederzahl oder Funktionen, die du vor dem Start kennen solltest. Ein Abo kostet monatlich, dafür kümmert sich der Anbieter um Betrieb und Updates. Quelloffene Software wie CiviCRM kostet keine Lizenzgebühr, der Betrieb aber schon: Server, Updates, Sicherung und jemand, der bei Fragen antwortet. Vergleicht deshalb neben dem Listenpreis immer, wer die Arbeit übernimmt, die euch keine Software abnimmt.

Datenschutz ist kein Zusatzmodul

Mitglieds- und Spenderdaten sind personenbezogene Daten. Verarbeitet ein externer Anbieter sie für euch, braucht ihr mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO. Unabhängig vom Programm gehören ein Rollen- und Rechtekonzept, Löschfristen und eine Datensicherung dazu. Prüft bei jeder Lösung, ob sie das abbildet, statt es später mit Zusatzlisten nachzubauen.

Wann wir von einem CRM abraten

Wenn euer Verein vor allem Mitglieder und Beiträge verwaltet, kaum Spenden erhält und keine Ehrenamtlichen außerhalb der Mitgliedschaft koordiniert, ist ein CRM mehr Werkzeug als nötig. Dann genügt eine gute Vereinssoftware, und wir sagen dir das auch so.

Wie wir helfen

Wenn ein CRM passt, setzen wir für deine Organisation eine eigene CiviCRM-Installation auf und übernehmen eure bisherigen Listen. Wie das abläuft und wie die Betreuung danach aussieht, steht auf der Seite CRM für Vereine und Stiftungen. Anerkannt gemeinnützige Organisationen bekommen auf unsere eigenen Dienstleistungen 30 Prozent, nicht auf Hardware und nicht auf Leistungen fremder Anbieter.